KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR

Czym jest Krajowy System E Faktur?

Krajowy System E Faktur jest inicjatywą rządową, która w swoich założeniach ma umożliwiać wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Głównym elementem systemu jest centralna baza danych, w której przechowywane są wszystkie faktury ustrukturyzowane. Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF, został stworzony z myślą o zbudowaniu jednolitego, centralnego rejestru faktur elektronicznych, standaryzacji plików oraz obniżenia kosztów przetwarzania dokumentacji księgowej.

Przez wielu specjalistów z zakresu prawa podatkowego, uznawany jest za swoistą rewolucję, ponieważ jako jednolity system informatyczny, umożliwia generowanie, przesyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur.

KSeF (Krajowy System E Faktur) jest więc platformą, za pośrednictwem której, przedsiębiorca będzie mógł wystawiać i przesyłać faktury elektroniczne do innych podmiotów gospodarczych, a także otrzymywać i przechowywać je od dostawców.

Spis treści:
1. Czym jest e-faktura i jak ją wystawić? Rejestr faktur
2. Obowiązkowy KSef? Kto musi wystawiać faktury w KSeF?
3. Czemu służy wprowadzenie KSeF – aplikacja podatnika?
4. Nie wiesz jak przygotować się na zmiany w zakresie wdrożenia KSeF?
5. Co trzeba zrobić, aby korzystać z KSeF?
6. Narzędzia KSEF – Ile kosztuje wdrożenie KSeF?
7. Kto musi korzystać z KSeF?
8. Kogo nie obowiązuje KSeF?
9. Obieg Dokumentów – Dokumenty, które nie będą przetwarzane w Krajowym Systemie E Faktur
10. Czy KSeF zastąpi PEF?
11. Kiedy wchodzi obowiązek KSeF?
12. Pasternak LEGAL – prawo dla biznesu

Czym jest e-faktura i jak ją wystawić? Rejestr faktur

E-Faktura, opisywana w systemie jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna, to dokument zawierający dokładnie te same elementy obowiązkowe, co tradycyjna faktura papierowa.

Zmianie ulega jedynie sposób wystawienia faktury i możliwość jej przesyłania za pomocą systemu. Wystawienie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej będzie możliwe za pomocą specjalistycznej aplikacji Ministerstwa Finansów, jak również za pośrednictwem oprogramowania komercyjnego. W pierwszej kolejności należy zarejestrować się w systemie informatycznym. Można uczynić to za pomocą jednej z dostępnych metod weryfikacji tożsamości przedsiębiorcy. Po zalogowaniu się na konto w krajowym systemie i wejściu w zakładkę wprowadzenia faktury, będzie możliwość wyboru dokumentu i uzupełnienia odpowiednich danych oraz ich akceptacji. Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości pominięcia żadnego pola obowiązkowego. Po weryfikacji i akceptacji wpisanych uprzednio danych, dokument zostaje wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur. Wymaga podkreślenia, iż faktura wystawiona za pośrednictwem systemu jest co do zasady nieodwoływalna i wchodzi w obieg prawny. W celu eliminacji błędów, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

E-faktury wprowadzone w opisywanym systemie są wystawiane elektronicznie poprzez system w formacie XML. Istnieje oczywiście możliwość ich wizualizacji poprzez format pliku PDF lub wersji papierowej, zawierającej specjalny, indywidualny kod QR, który służy do potwierdzenia autentyczności dokumentu.

Obowiązkowy KSef? Kto musi wystawiać faktury w KSeF?

Krajowy System e-Faktur przewiduje możliwość wystawienia e-faktury nie tylko przez podatnika, ale również przez podmiot uprawniony do wystawiania tego typu dokumentów. Udzielenie wyżej opisanego uprawnienia będzie możliwe za pomocą oprogramowania komercyjnego, jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji dla podatników.

Należy pamiętać, że z Krajowego Systemu e Faktur korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby wystawiać e-faktury, niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w opisywanym systemie. E-faktura wystawiona w KSeF będzie automatycznie widoczna dla osoby uprawnionej w momencie przetworzenia jej przez KSeF. Każdy przedsiębiorca może nadawać i zmieniać uprawnienia dotyczące dostępu do systemu.

Czemu służy wprowadzenie KSeF – aplikacja podatnika?

Jednolitość e-faktur, generowanych w  formacie XML, pozwala na zapewnienie spójności w ich przesyłaniu. Umożliwia otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem oprogramowania. Bez wątpienia wpływa to na sprawność w płynności informacji, przyśpiesza procesy związane z fakturami i eliminuje wiele niedogodności, które towarzyszyły praktyce faktur papierowych. Dzięki KSeF podatnik będzie mógł zrezygnować z czynności drukowania i wysyłania tradycyjnych faktur papierowych.

Przedsiębiorca korzystający z KSeF otrzyma szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni), jak również wystawiając e-fakturę nie będzie posiadał konieczności fizycznego jej przechowywania. System samoistnie przechowa dokument przez 10 lat w wirtualnym archiwum faktur. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur, podatnik nie musi martwić się o zgubienie dokumentu lub jego ewentualne zniszczenie. Nie będzie również konieczności wystawiania duplikatów faktur. Dzięki KSeF zniknie także obowiązek przekazywania, na polecenie Urzędu Skarbowego, plików JPK_FA.

Należy jednak pamiętać, że KSeF stanowi również ważne narzędzie dla instytucji aparatu skarbowego państwa. Obligatoryjnie wprowadzony system faktur elektronicznych zwiększa poziom kontroli podatników w zakresie wystawianych faktur.

KSeF bez wątpienia zwiększa poziom jawności w obiegu dokumentów. System ma również na celu ograniczenie ilości oszustw podatkowych. W związku z powyższym, można przewidywać, że kary za niewystawienie faktury za pośrednictwem systemu, w momencie przejścia systemu na tryb obligatoryjny, będą dość wysokie. Mogą oscylować w granicach do 100% kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze, która została wystawiona z pominięciem KSeF.

Nie wiesz jak przygotować się na zmiany w zakresie wdrożenia KSeF?

PASTERNAK LEGAL oferuje szkolenia związane z wdrożeniem KSeF u przedsiębiorców.

Skontaktuj się

Odpowiadamy szybko. Sprawdź.

Co trzeba zrobić, aby korzystać z KSeF?

Przedsiębiorca, który chciałby już teraz wdrożyć w swojej firmie KSeF, powinien przygotować się w szczególności pod względem technicznym.

Należy pamiętać, iż korzystanie z systemu elektronicznych faktur może wiązać się z podwyższonym ryzykiem wycieku danych. Niezbędne jest zabezpieczenie dostępu do systemu. Istnieje konieczność posiadania odpowiedniego oprogramowania, a przede wszystkim spełnienia określonych wymogów dla posiadania któregoś z czterech możliwych metod autoryzacji, czy też uwierzytelnienia, które uchronią przed naruszeniem poufności informacji.

Sposobami potwierdzenia tożsamości użytkownika w KSeF (tożsamości firmy) są:

1.     Kwalifikowany podpis elektroniczny, stanowiący cyfrowy odpowiednik podpisu własnoręcznego. Należy pamiętać, iż jest on płatny i cyklicznie odnawialny.

2.     Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, stanowiąca najdroższe z czterech rozwiązań, głównie wybierana przez spółki.

3.     Profil zaufany, który umożliwia potwierdzenie tożsamości na wielu platformach cyfrowych. Jest on bezpłatny.

4.     Token autoryzujący, czyli ciąg znaków odpowiednio generowanych przez system, używanych dla zapewnienia bezpieczeństwa.

Narzędzia KSEF – Ile kosztuje wdrożenie KSeF?

Niestety nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie dotyczące konieczności poniesionych należności w związku z obowiązkiem wdrożenia KSeF.

Przewiduje się, iż wydatki związane z nowym systemem będą oscylowały na poziomie 500-2000 złotych, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Różnica w kosztach jest zależna od rodzaju licencji programów i systemów księgowych, ilości szkoleń i aktualizacji oprogramowań.

Dostępne programy księgowe będą musiały dostosować się do nowej, nadchodzącej rzeczywistości wystawiania faktur w KSeF. Należy pamiętać, że sam dostęp do Krajowego Systemu e Faktur jest bezpłatny, a jego użytkowanie jest wolne od opłat. Konieczność poniesienia nakładów pieniężnych wiąże się więc jedynie z wdrożeniem KSeF, a nie samym poruszaniem się po systemie.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF będą mieli:

•                czynni podatnicy VAT,

•                przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,

•                podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski NIP.

Powyższy obowiązek będzie niezależny od branży w jakiej firma działa.

Kogo nie obowiązuje KSeF?

Obowiązku korzystania z KSeF nie będą mieli podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

Obowiązek wystawiania e-faktur w opisywanym systemie nie będzie dotyczył także podatników, którzy korzystają z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT.

Obieg Dokumentów – Dokumenty, które nie będą przetwarzane w Krajowym Systemie E Faktur

Wśród dokumentów, które nie będą podlegały pod KSeF wyróżniamy:

•                faktury proforma,

•                faktury konsumenckie,

•                faktury wystawione przez zagranicznych dostawców,

•                faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS,

•                bilety pełniące funkcję faktury,

•                paragony z numerem NIP na kwotę niższą niż 450 złotych.

Czy KSeF zastąpi PEF?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) jest platformą wprowadzoną w wyniku ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

Jak sama nazwa ustawy wprowadzającej wskazuje, PEF został stworzony z myślą o stronach uczestniczących w zamówieniach publicznych i służy do realizowania obowiązku stosowania faktur elektronicznych przy zamówieniach publicznych.

KSeF przeznaczony jest wówczas dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, a także polskich podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS. PEF i KSeF są więc odrębnymi i niezależnymi systemami.

Obecnie faktury wystawione w jednym z obu opisywanych systemów, nie są widoczne w drugim, jednak ma to ulec zmianie. Przewidziana jest regulacja współdziałania powyżej opisywanych systemów. Docelowo bieg dokumentów z jednego z opisywanych systemów, powinien widnieć w drugim.

Kiedy wchodzi obowiązek KSeF?

Narzędzie KSeF jest aktualnie fakultatywnym rozwiązaniem.

Należy pamiętać, że miało się to jednak zmienić już 1 lipca 2024 roku, kiedy to fakturowanie elektroniczne miało być systemem stosowanym przez przedsiębiorcę obligatoryjnie. W styczniu 2024 roku, z uwagi na występujące błędy techniczne, poinformowano o odroczeniu wprowadzenia KSeF, jako narzędzia obligatoryjnego w zakresie generowania, otrzymywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W związku z powyższym, firmy zyskały więcej czasu na przygotowanie się i wdrożenie opisywanego systemu. Ocenia się, że większość przedsiębiorców wciąż nie jest gotowa na rewolucyjną zmianę w zakresie fakturowania. Obecnie KSeF funkcjonuje jako system dobrowolny.

W związku z tym, iż termin został tylko odroczony, a nie odwołany, warto już dziś rozpocząć przygotowania, mające na celu płynne wdrożenie narzędzi KSeF. Na ten moment nie znamy konkretnej daty wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF przez przedsiębiorców. Powinniśmy spodziewać się jej w niedługim czasie.

Jeżeli masz pytania w zakresie KSEF – zapraszamy do kontaktu.

Skontaktuj się

Odpowiadamy szybko. Sprawdź.

Pasternak LEGAL – prawo dla biznesu

Pasternak Legal – jako kancelaria przyjazna przedsiębiorcą swoją działalność w dużej mierze koncentruje na kompleksowym wsparciu przedsiębiorców w prowadzonej przez nich działalności gospodarczej.

Świadczymy usługi doradztwa prawnego zarówno na polu prawnym ale również organizujemy szkolenia nie tylko dla inwestorów czy założycieli spółek z o.o., będących przedsiębiorcami, ale również dla organów spółek.

Staramy się by nasza oferta szkoleniowa obejmowała swoim zasięgiem nie tylko prawo gospodarczej, cywilne, czy karne, ale również doradztwo podatkowe, RODO czy AML.

Niniejszy wpis jest częścią cyklu “BIZNES BEZ TAJEMNIC”. “

“BIZNES BEZ TAJEMNIC” – Pasternak LEGAL

W ramach serii “BIZNES BEZ TAJEMNIC” prowadzimy Bloga, newsletter, a także zapraszamy do słuchania naszego podcastu “Biznes bez Tajemnic” – podcast prawny oraz nagrań video prowadzonych w ramach wyżej wskazanej serii. Jesteśmy dostępni na:

• pasternaklegal.pl
• youtube
• linkedin
• facebook
• instagram
• tiktok
• oraz innych mediach

“Biznes bez Tajemnic” – seria prawnicza Pasternak LEGAL to – podcast, blog i kanał prawniczy będące wynikiem misji Pasternak LEGAL chcemy wspierać przedsiębiorców w efektywnym i skutecznym prowadzeniu biznesu. Budujemy efektywne ramy prawne i podatkowe, by biznes naszych klientów był efektywny, bezpieczny i zyskowny.

Niech “Biznes bez Tajemnic” stanie się Twoim przewodnikiem w efektywnym i skutecznym prowadzeniu firmy, gdzie każdy krok jest świadomy, a sukces staje się rezultatem klarownych działań.

Subskrybuj nasz podcast, youtube i dołącz do naszej społeczności przedsiębiorców, którzy wspólnie rozwijają swoje umiejętności, zostać subskrybentem naszego newslettera i czerp z niego korzyści.

Subskrybuj Newsletter i  bądź na bieżąco

Zapisz się do Newslettera

Blog Kancelarii Pasternak LEGAL ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa. Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.