MIEJSCE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Posted on 26 lutego 202326 lutego 2023 by Kancelaria

Miejsce przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie ksiąg rachunkowych jest to to obowiązek. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas i w odpowiedni sposób. Dotyczy to dokumentacji rachunkowej w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumenty księgowe które należy przechowywać, powinny być tak przechowywane, żeby w trakcie kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z prowadzoną rachunkowością, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne , to znaczy, że muszą być one chronione przed osobami niepowołanymi.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym w podziale na miesiące dodatkowo w podziale na rodzaj kosztów: kasa, dokumenty kosztowe, wynagrodzenia, wyciąg. Należy znaleźć swój sposób odpowiadający naszej sytuacji.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawa o rachunkowości określa również okresy archiwizacji dokumentów księgowych. Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:

zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
księgi rachunkowe – 5 lat,
karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat,
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,
dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.

Przykład:

Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy 2018 i 2019 roku złożył za niego deklarację roczną. Dokumenty które dotyczyły 2018 roku takie jak faktury przychodowe i kosztowe powinien przechowywać do końca roku 2024.

W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

Samo przechowywanie dokumentów księgowych to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też sposób prowadzenia archiwum. Przede wszystkim:

dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR, a przy tym starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
dokumenty muszą być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu – zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych,
przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i poinformować o nim urząd skarbowy,
przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Dozwolone jest to pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia przed:

dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
rozpowszechnianiem dokumentów przez osoby nieupoważnione

Konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych

Na przedsiębiorcy spoczywa też obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Przedsiębiorca również ma obowiązek posiadania urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.

W archiwizacji dokumentów księgowych ogromne znaczenie ma również uporządkowanie zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe.

Jak i ile należy przechowywać dokumenty kadrowe?

Poza dokumentami księgowymi, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw, musi również archiwizować inne rodzaje dokumentów. Dotyczy to w szczególności dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych w firmie.

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników :

przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny.

Księgi rachunkowe a powiadomienie urzędu

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu , kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania, a także jest zobowiązany do zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru

Archiwizacja pozostałych dokumentów

Poza wymogami dotyczącymi typowych pism księgowych, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw musi archiwizować również inne rodzaje danych. Jednymi z najdłużej archiwizowanymi dokumentami księgowymi są karty wynagrodzeń pracowników . Należy przechowywać je przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku albo nawet przez 50 lat, jeśli do powstania stosunku pracy doszło po 1 stycznia 2019 roku. Z kolei kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuje się przez 5 lat, o ile zostały przekazane nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku. Starsze dokumenty wciąż obowiązuje okres dziesięcioletni.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć, a jakie należy zachować.

W przypadku, gdy dokumentacja znajduje się w biurze rachunkowym i księgi rachunkowe prowadzone są w biurze, to przedsiębiorca powinien podać adres biura rachunkowego i miejsca przechowywania ksiąg.

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.

Zapraszamy do zapoznania się również z naszymi poprzednimi wpisami:

Jeżeli zainteresowała Cię ta tematyka, zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz zapisu do Newslettera.

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Zapisz się, do naszego Newslettera. Raz w tygodniu informacje prawne lub informacje o najnowszych publikacjach – za darmo – prosto na twoją skrzynkę.

Blog Kancelarii Pasternak LEGAL ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa.

Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.

Jeśli chcesz uzyskać poradę prawną – skontaktuj się. Kliknij .

OBOWIĄZKI LIKWIDATORÓW W SPÓŁCE Z O.O. W LIKWIDACJI

Posted on 24 maja 202214 września 2022 by Kancelaria

Spółkę z ograniczoną w likwidacji reprezentują likwidatorzy. Praktyka obrotu gospodarczego pokazuje, że likwidatorami są dotychczasowi członkowie zarządu. Likwidatorzy wybierani są najczęściej przez Zgromadzenie Wspólników, albowiem zdarza się nieraz, że sama umowa spółki wskazuje, kto będzie likwidatorem. Najrzadziej wybiera likwidatorów sąd.

Do obowiązków likwidatorów należy, w szczególności zgłoszenie rozpoczęcia likwidacji do sądu rejestrowego oraz poinformowanie sądu o odwołaniu dotychczasowego zarządu i powołaniu w jego miejsce likwidatorów. Likwidatorzy powinni złożyć do sądu rejestrowego wniosek o wpis otwarcia likwidacji w terminie 7 dni od dnia podjęcia przez Zgromadzenie Wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki. Likwidatorzy o rozpoczęciu likwidacji likwidatorzy powiadamiają w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Do obowiązków likwidatorów zalicza się również obowiązek wezwania wszystkich wierzycieli spółki, aby w terminie 3 miesięcy od publikacji ogłoszenia zgłosili swoje wierzytelności wobec spółki.

Likwidatorzy muszą również przygotować bilans otwarcia likwidacji. Bilans otwarcia likwidacji sporządza się na dzień otwarcia likwidacji (a więc na dzień, w którym została podjęta uchwała zgromadzenia wspólników o rozwiązaniu spółki); bilans powinien być przygotowany nie później niż po upływie 15 dni od dnia w którym rozpoczęto likwidację. Bilans przygotowany na dzień otwarcia likwidacji wykazuje aktywa spółki wycenione według wartości zbywczej.

Likwidatorzy mają obowiązek zakończyć bieżącą działalność spółki, ściągnąć wierzytelności oraz wypełnić ciążące na spółce zobowiązania, jak również upłynnić majątek.

Uzyskane ze ściągniętych wierzytelności oraz ze sprzedaży majątku spółki kwoty likwidatorzy w pierwszym rzędzie przeznaczają na zaspokojenie wierzycieli spółki, o których spółka wie lub tych którzy ujawnią się w terminie 3 miesięcy od dnia publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Zdarzają się sytuacje, gdy spółka wiedząc o wierzycielu nie jest w stanie ustalić jego aktualnego adresu lub konta bankowego. W takich przypadkach, aby nie blokować procesu likwidacyjnego spółka może złożyć wymaganą kwotę do depozytu sądowego.

W ten sam sposób należy zastosować wobec wierzycieli, których wierzytelności nie są jeszcze wymagalne albo wobec tych, których wierzytelności są sporne (art. 285 k.s.h.).

Do obowiązków likwidatorów należy również podział, między wspólników, majątku spółki pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, jak również sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego. Po zatwierdzeniu sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników likwidatorzy ogłaszają je w siedzibie spółki i przekazują sądowi rejestrowemu wraz z wnioskiem o wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Do wniosku należy dołączyć: dowód z ogłoszenia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, oświadczenie likwidatorów o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wszystkich wierzycieli spółki, dowód przeprowadzenia ogłoszenia sprawozdania likwidacyjnego w siedzibie spółki, bilans likwidacyjny, sprawozdanie likwidatorów z czynności likwidacyjnych, a także inne wymagane dokumenty. Do wniosku należy też dołączyć zawiadomienie skierowane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu Skarbowego oraz Głównego Urzędu Statystycznego o wykreśleniu spółki z KRS.

W razie gdyby nie udało się zgromadzić wspólników na zgromadzeniu zwołanym w celu zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego lub w sytuacji braku wymaganego kworum na takim zgromadzeniu likwidatorzy mają obowiązek sprawozdanie likwidacyjne ogłosić w siedzibie spółki i złożyć je sądowi z jednoczesnym wnioskiem o wykreślenie spółki bez zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego przez zgromadzenie wspólników.

niniejsza informacja w żadnym wypadku nie stanowi i nie może stanowić porady prawnej, ani wiążącej informacji.. Stan prawny 14.05.2015 r.

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Zapisz się, do naszego Newslettera. Raz w tygodniu informacje prawne lub informacje o najnowszych publikacjach – za darmo – prosto na twoją skrzynkę.

Jeżeli zainteresowała Cię ta tematyka, zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz zapisu do Newslettera.

Jeśli chcesz uzyskać poradę prawną – skontaktuj się poprzez formularz, mail bądź telefonicznie.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA ZA NIEZŁOŻENIE WNIOSKU O OGŁOSZENIE UPADŁOŚCI

Posted on 17 listopada 202114 września 2022 by Kancelaria

Odpowiedzialność karna za niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości

Zgodnie z art. 586 KSH kto, będąc członkiem zarządu spółki albo likwidatorem, nie zgłasza wniosku o upadłość spółki handlowej pomimo powstania warunków uzasadniających według przepisów upadłość spółki podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Jak wynika z powyższego przepisu, polski ustawodawca indywidualizuje odpowiedzialność karną za niezgłoszenie w odpowiednim terminie wniosku o ogłoszenie upadłości wobec członków zarządu spółek kapitałowych, tj. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych oraz likwidatorzy wszystkich spółek handlowych, tj. spółek: jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych.

Przechodząc do omówienia podstaw ogłoszenia upadłości wskazać należy, że zgodnie z przepisami Ustawy Prawo upadłościowe dłużnik jest obowiązany, nie później niż w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości. Natomiast z kolei jeżeli dłużnikiem jest osoba prawna albo inna jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, obowiązek wskazany powyżej spoczywa na każdym, kto na podstawie ustawy, umowy spółki lub statutu ma prawo do prowadzenia spraw dłużnika i do jego reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami. Za podstawy ogłoszenia upadłości ustawodawca wskazuje następujące sytuacje:

niewypłacalność dłużnika względem swojego wierzyciela, która polega na utracie zdolności do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych,
niewykonywanie zobowiązań trwa przez 3 miesiące a w przypadku gdy dłużnik jest osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, gdy jego zobowiązania pieniężne przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający 24 miesiące.

Należy w tym miejscu podkreślić, że odpowiedzialność karna nie jest jedyną negatywną konsekwencją zaniechania złożenia w odpowiednim terminie wniosku o ogłoszenie upadłości. Do innych negatywnych konsekwencji powyższego działania zaliczyć możemy między innymi obowiązek odszkodowawczy, opisany w art. 21 ust. 3 Ustawy prawo upadłościowe, wynikająca z art. 299 KSH odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania powstałe w związku z prowadzeniem spółki czy też analogiczna do powyższej odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania powstałe w związku z prowadzeniem spółki, określona w art. 116 Ustawy ordynacja podatkowa.

Źródła:

Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1228 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Zapisz się, do naszego Newslettera. Raz w tygodniu informacje prawne lub informacje o najnowszych publikacjach – za darmo – prosto na twoją skrzynkę.

Jeżeli zainteresowała Cię ta tematyka, zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz zapisu do Newslettera.

Jeśli chcesz uzyskać poradę prawną – skontaktuj się poprzez formularz, mail bądź telefonicznie.