Podatek od najmu nieruchomości w 2025 roku – wszystko, co musisz wiedzieć

Najem nieruchomości – zarówno mieszkania, domu, jak i lokalu użytkowego – stanowi proces o wielowymiarowym charakterze prawnym. Pozornie prosta relacja stron sprowadza się do zawarcia umowy, jednak w rzeczywistości każdemu wynajmującemu ustawodawca nakłada szereg precyzyjnie określonych obowiązków podatkowych. Obowiązki te mają charakter bezwzględny i dotyczą wszystkich właścicieli oddających swoje nieruchomości w najem, niezależnie od tego, czy czynią to jako osoby prywatne, czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Ignorowanie tych wymagań naraża właściciela nie tylko na finansowe konsekwencje, takie jak naliczenie odsetek od nieuregulowanych danin, ale może również prowadzić do surowych sankcji w postaci kar administracyjnych, a w sytuacjach szczególnych – do odpowiedzialności karno-skarbowej. Prawo podatkowe w tym zakresie nie pozostawia miejsca na dowolność, dlatego świadome i rzetelne wywiązywanie się z tych zobowiązań stanowi fundament bezpiecznego oraz legalnego korzystania z przychodów z najmu.

W kolejnych częściach artykułu wyjaśniamy, jakie dokumenty należy sporządzić, jak rozliczać przychody, na co zwrócić uwagę w kontaktach z urzędem skarbowym oraz w jaki sposób prawidłowo sformułować umowę, by zabezpieczyć swoje interesy zgodnie z obowiązującym prawem.

Spis treści:
1. Czy od umowy najmu płaci się podatek?
2. Czy umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?
3. Najem okazjonalny – dodatkowe obowiązki
4. Wynajem w ramach działalności gospodarczej – jakie opcje rozliczenia?
5. Czy refaktura za media jest przychodem w najmie prywatnym?
6. Kiedy opłaty za media nie mogą być przeniesione na najemcę?
7. Odpowiedzialność za podatek
8. Sankcje za brak rozliczenia podatkowego
9. Wynajem nieruchomości wspólnej przez małżonków
10. Najem prywatny – jak rozliczać przychód?
11. Jak rozliczyć PIT-28?
12. Terminy składania deklaracji
13. Podsumowanie
14. Pasternak LEGAL – kompleksowe doradztwo prawne oraz podatkowe

Czy od umowy najmu płaci się podatek?

Najem jest umową, w której właściciel udostępnia lokal, dom, pokój lub garaż innej osobie w zamian za określone świadczenie – zwykle pieniężny czynsz. Z podatkowego punktu widzenia przychody z najmu mogą być zakwalifikowane w dwojaki sposób:

• Najem prywatny (art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT) – gdy wynajmowana jest nieruchomość należąca do majątku osobistego. To typowa sytuacja dla osób, które wynajmują mieszkanie czy dom poza działalnością gospodarczą.
• Najem w ramach działalności gospodarczej (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT) – dotyczy przypadków, gdy najem dotyczy składników majątku wykorzystywanych w działalności lub gdy właściciel prowadzi firmę specjalizującą się w wynajmie.
• a może najem instytucjonalny ?

Czy umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

W przypadku umowy najmu ważny jest dobór odpowiedniej formy opodatkowania oraz stawki podatkowej. Istotne jest przez to prawidłowe opodatkowanie uzyskanych przychodów i ich wykazanie w odpowiedniej deklaracji podatkowej.

W niektórych wypadkach zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego jest kluczowe dla ważności umowy.

Najem okazjonalny – dodatkowe obowiązki

W przypadku najmu okazjonalnego masz określony czas na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Dodatkowo, na życzenie najemcy, właściciel powinien okazać dowód dokonania takiego zgłoszenia.

Wszystkie inne obowiązki podatkowe pozostają niezmienione: należy opłacać zaliczki na podatek od najmu oraz złożyć roczną deklarację podatkową. Zasady opodatkowania i rozliczania są identyczne jak w przypadku klasycznego najmu prywatnego. Najem opodatkowany ryczałtem stanowi prostą formę dokonywania rozliczeń podatkowych niemniej jednak nie zawsze może okazać się on najkorzystniejszym wyborem. Warto zatem na bieżąco weryfikować czy dana forma będzie najkorzystniejsza dla konkretnej osoby w konkretnym stanie prawnym i faktycznym.

Wynajem w ramach działalności gospodarczej – jakie opcje rozliczenia?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą wybrać:

• skalę podatkową (12% do poziomu 120,000 zł, powyżej 32%),
• podatek liniowy (19% bez względu na wysokość dochodu),
• ryczałt (przy zgłoszeniu wyboru tej formy we właściwym terminie).

W przypadku rozliczania się według skali lub podatku liniowego możesz zaliczyć w koszty wydatki związane z wynajmowaną nieruchomością (remonty, opłaty, ubezpieczenia), co obniża podstawę opodatkowania.

Czy refaktura za media jest przychodem w najmie prywatnym?

Umowa najmu powinna jasno określać, kto ponosi koszt mediów:

1. Media w czynszu najmu – właściciel pobiera od najemcy stały czynsz, w którym przewidziane są opłaty za media. W przypadku większego zużycia wskazane jest uregulowanie wyrównania kosztów w umowie.
2. Media opłacane przez najemcę, umowy na właściciela – najemca przekazuje środki właścicielowi, który rozlicza się z dostawcami. Odpowiedzialność formalna ciąży na właścicielu.
3. Najemca zawiera umowy z dostawcami bezpośrednio na siebie – pełna niezależność i odpowiedzialność za płatności oraz rozliczenia.

Co istotne: Rachunki za media nie stanowią przychodu do opodatkowania dla właściciela, jeżeli najemca pokrywa je bezpośrednio, na podstawie umowy najmu.

Warto by obowiązki te były zapisane w odpowiedni sposób w umowie, po to by nie rodziły negatywnych konsekwencji po stronie podatkowej. Błąd może Cię kosztować koniecznością dodatkowego opodatkowania kwoty uzyskanej z tego tytułu.

Kiedy opłaty za media nie mogą być przeniesione na najemcę?

Nie zawsze można scedować wszystkie koszty za media na najemcę – problem pojawia się przy wspólnych licznikach czy rozliczeniach narzuconych przez spółdzielnię lub wspólnotę mieszkaniową (np. rozliczenie centralnego ogrzewania, roczne bądź półroczne faktury za wodę). W takich sytuacjach warto, by umowy z dostawcami oraz rozliczanie kosztów pozostawało po stronie właściciela lub zarządcy.

W tego typu przypadkach również powinieneś zadbać o odpowiednią konstrukcje umowy najmu. Brak odpowiednich zapisów, może skutecznie obniżyć korzyści jakie uzyskujesz z najmu a tym samym spowodować realnie mniejszą stopę zwrotu z inwestycji.

Odpowiedzialność za podatek

To właściciel nieruchomości odpowiada przed urzędem skarbowym za uregulowanie podatku – nawet jeśli zgodnie z umową najemca opłaca podatek od nieruchomości czy inne zobowiązania publiczne. Dla fiskusa podatnikiem pozostaje wynajmujący.

Sankcje za brak rozliczenia podatkowego

Brak zapłaty podatku z tytułu najmu wiąże się z narastającymi odsetkami, grzywnami, a nawet odpowiedzialnością karno-skarbową – wysokość kar potrafi być bardzo wysoka, a duże zaległości mogą skutkować nawet skierowaniem sprawy do sądu skarbowego. Najlepiej w razie błędów szybko je naprawić i złożyć czynny żal zanim urząd skarbowy wezwie do wyjaśnień.

Wynajem nieruchomości wspólnej przez małżonków

Jeżeli nieruchomość stanowi wspólny majątek małżonków, mogą rozliczać całość przychodu z najmu wyłącznie przez jedno z nich – po uprzednim złożeniu odpowiedniego oświadczenia w urzędzie skarbowym. Należy pamiętać o dotrzymaniu terminu: 20. dzień miesiąca po otrzymaniu pierwszego przychodu w roku lub do końca roku (gdy pierwszy przychód pojawił się w grudniu).

Warto w takim wypadku zadbać aby dokumentacja do urzędu skarbowego została sporządzona w odpowiedni sposób.

Najem prywatny – jak rozliczać przychód?

Od 2023 roku najem prywatny opodatkowany jest wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przychodem do opodatkowania jest ustalony w umowie czynsz oraz wszelkie wpłaty przekazywane przez najemcę, które stanowią wynagrodzenie dla właściciela.

Do wyboru są dwie stawki ryczałtu:

• 8,5% – dla przychodów do limit 100,000 zł rocznie,
• 12,5% – od nadwyżki ponad limit 100,000 zł rocznie.

Wynajmujący nie może odliczać kosztów utrzymania, remontów czy opłat za media – podatek liczony jest od pełnej kwoty przychodu (chyba że umowa wskazuje jasno, że media pokrywa najemca we własnym zakresie).

Jak rozliczyć PIT-28?

Rozliczenie dochodów z najmu lub dzierżawy wymaga złożenia właściwej deklaracji podatkowej. Masz do wyboru dwie formy – tradycyjną papierową lub nowoczesną elektroniczną.

Forma papierowa: osobiście lub pocztą

Jeśli preferujesz klasyczne rozwiązania, możesz złożyć dokumenty bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Alternatywnie zeznanie można przesłać pocztą – najlepiej wybrać przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru. Bardzo ważne, by pismo było nadane w urzędowej placówce Poczty Polskiej i nie przekraczało terminu przewidzianego na złożenie zeznania.

Rozliczanie elektroniczne: szybko i wygodnie

W dobie cyfrowych usług coraz więcej podatników wybiera ścieżkę online. Deklarację złożysz korzystając z systemu e-Deklaracje lub za pośrednictwem platformy Twój e-PIT, dostępnej w serwisie e-Urząd Skarbowy.

Składanie przez pełnomocnika – wygoda i bezpieczeństwo

Jeżeli nie możesz osobiście złożyć deklaracji, tę czynność może przeprowadzić twój pełnomocnik. Udzielenie pełnomocnictwa wymaga złożenia odpowiedniego druku (UPL-1P – dla formy papierowej, UPL-1 – dla elektronicznej) w urzędzie skarbowym osobiście lub przez ePUAP, a w przypadku rozliczeń online – również w serwisie e-Urząd Skarbowy. Gdy

deklarację składa pełnomocnik, nie może ona być podpisana jedynie za pomocą danych autoryzujących – wymagany jest natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny.

Terminy składania deklaracji

Zeznanie PIT-28 dotyczące przychodów z najmu należy wysłać w okresie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po opodatkowanym roku podatkowym. Jeśli deklaracja zostanie złożona przed 15 lutego, uznaje się ją formalnie za złożoną właśnie tego dnia.

Podsumowanie

Najem nieruchomości to z pozoru prosty proces, jednak z perspektywy podatkowej wiąże się z wieloma obowiązkami, których przestrzeganie jest kluczowe dla zachowania bezpieczeństwa prawnego i finansowego.

kluczowe jest sporządzenie dobrej umowy najmu oraz rozważenie najkorzystniejszej formy podatku za wynajem mieszkania. Udzielenie odpowiedzi czy możliwe będzie dokonanie rozliczenia w formie ryczałtu czy też właściwa będzie inna forma opodatkowania całości przychodu z najmu. W przypadku najmu prywatnego, który stanowi zupełnie odrębne źródło dochodów, warto dokładnie przeanalizować obie formy opodatkowania dochodów/przychodów.

Zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy, którzy wynajmują mieszkania, domy czy inne obiekty, muszą pamiętać o prawidłowym rozliczaniu przychodów oraz o precyzyjnym określeniu kwestii rozliczeń za media i innych kosztów związanych z najmem. Niezależnie od tego, czy rozliczasz się według ryczałtu, skali podatkowej, podatku liniowego czy prowadzisz działalność gospodarczą, kluczowe jest stosowanie się do obowiązujących przepisów, terminowe składanie deklaracji oraz uiszczanie podatków na właściwy mikrorachunek.

Dodatkowo, w przypadku najmu okazjonalnego istnieje wymóg formalnego zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, co podkreśla wagę świadomości i odpowiedzialności podatnika. Nie mniej istotne jest jasne ustalenie w umowie, kto odpowiada za opłaty za media, ponieważ prawidłowa kwalifikacja tych zobowiązań pozwala uniknąć podatkowych i praktycznych komplikacji. Znajomość tych zagadnień chroni przed konsekwencjami, które mogą być dotkliwe — od kar pieniężnych aż po odpowiedzialność karno-skarbową.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że prowadzenie wynajmu przebiega zgodnie z obowiązującym prawem i nie niesie za sobą ryzyka niepotrzebnych komplikacji, rekomendujemy konsultację z ekspertem.

Doradca podatkowy lub prawnik specjalizujący się w zagadnieniach nieruchomości i prawa podatkowego pomoże Ci dokładnie zrozumieć wszelkie obowiązki, wskazać najkorzystniejsze rozwiązania oraz wesprze przy sporządzaniu lub weryfikacji umowy najmu. Takie wsparcie to gwarancja komfortu oraz bezpieczeństwa Twojego biznesu i spokoju w codziennym zarządzaniu wynajmem. Skontaktuj się z nami, aby zyskać pewność i wyjść naprzeciw wszystkim wymaganiom prawa z optymalnym rozwiązaniem dla siebie.

Pasternak LEGAL – Kompleksowo doradzamy w sprawach nieruchomości

Wspieramy osoby działające w branży nieruchomości, zarówno prywatnych wynajmujących, inwestorów, deweloperów, wykonawców, wynajmujących, fliperów, zarządców i nabywców nieruchomości na każdym etapie – od analizy stanu prawnego nieruchomości, przez tworzenie i negocjacje umów, po reprezentację w sporach sądowych i administracyjnych. Łączymy dogłębną znajomość przepisów z praktycznym podejściem do inwestycji.

Będąc właścicielem nieruchomości warto zadbać zarówno o kwestie podatkowe jak i cywilstyczne:

• warto zadbać o to by umowa najmu mieszkania była spisana w odpowiedni sposób

• umowa najmu mieszkania powinna zabezpieczać odpowiednio Twoje interesy

• umowa najmu mieszkania to podstawowy dokument, który definiuje obowiązku Stron, a w niektórych kwestiach to umowa najmu może modyfikować zapisy ustawy

• prywatny najem mieszkania podobnie jak najem instytucjonalny powinien być odpowiednio zabezpieczony

• umowa najmu okazjonalnego to dokument, który powinien być sporządzony w odpowiedniej formie i zawierać wszelkie niezbędne załączniki

• prywatny najem mieszkania to nie tylko wydanie lokalu ale również odpowiednie sporządzenie umowy najmu mieszkania

Ponadto doradzamy w sprawach prawno podatkowych związanych z nieruchomościami. Doradzamy Klientom jak rozliczać najem prywatny. Ważny jest wybór odpowiedniej formy opodatkowania najmu, ustalenie wysokości podatku od najmu. Z tych też względów opodatkowaniem podatkiem podobnie jak umowa najmu to elementy kluczowe.

Inwestorzy mogą dokonywać rozliczeń dochodów z nieruchomości m.in. jako:

• Najem prywatny ryczałtem (opodatkowanie ryczałtem)

• opodatkowanie najmu nieruchomości może następować w ramach prowadzenia działalności

• umowa najmu okazjonalnego aby mogła wywrzeć wszelkie konsekwencje prawne powinna zostać zgłoszona do urzędu w odpowiedni sposób i odpowiednim terminie.

• ważne jest również ustalenie kiedy w przypadku najmu możemy korzystać z kosztów uzyskania przychodu z najmu

Pamiętaj zatem by dokonać wyboru odpowiedniej formy opodatkowania, weryfikować na bieżąca limity przychodów z najmu, albowiem przychód uzyskany ponad określone progi ustawowe może skutkować koniecznością zmiany wysokości podatku od najmu.

Dowiedz się więcej o zakresie naszego wsparcia w zakresie prawa nieruchomości oraz inwestycji budowlanych:

1. prawo nieruchomości – zobacz więcej

2. prawo podatkowe – dowiedz się więcej

Bezpłatna konsultacja w Pasternak LEGAL

Jeżeli chcesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji zapraszam do kliknięcia w poniższy link i wypełnienia formularza kontaktowego:

> BEZPŁATNA KONSULTACJA – WYPEŁNIJ FORMULARZ A MY SKONTAKTUJEMY SIE Z TOBĄ I USTALIMY JAK MOŻEMY CI POMÓC

Skontaktuj się i zadaj nam dowolne pytanie.

Wypełnij formularz, a my skontaktujemy się z Tobą, celem omówienia Twojej sprawy. Odpowiadamy szybko – sprawdź !

Zainteresują Cię również poprzednie nasze wpisy:

• NAJEM OKAZJONALNY – CO TO JEST, JAK DZIAŁA I DLACZEGO WARTO Z NIEGO SKORZYSTAĆ? [PORADNIK PRAWNIKA]

• UMOWA NAJMU LOKALU UŻYTKOWEGO – JAK JĄ SPORZĄDZIĆ?

• PRZEDAWNIENIA DŁUGÓW

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Blog Kancelarii Pasternak LEGAL ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa. Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.