Miejsce przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie ksiąg rachunkowych jest to to obowiązek. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas i w odpowiedni sposób. Dotyczy to dokumentacji rachunkowej w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Dokumenty księgowe które należy przechowywać, powinny być tak przechowywane, żeby w trakcie kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z prowadzoną rachunkowością, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne , to znaczy, że muszą być one chronione przed osobami niepowołanymi.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawa o rachunkowości określa również okresy archiwizacji dokumentów księgowych. Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:

• zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
• księgi rachunkowe – 5 lat,
• karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
• dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,
• dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
• dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
• inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.

Przykład:

Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy 2018 i 2019 roku złożył za niego deklarację roczną. Dokumenty które dotyczyły 2018 roku takie jak faktury przychodowe i kosztowe powinien przechowywać do końca roku 2024.

W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

Samo przechowywanie dokumentów księgowych to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też sposób prowadzenia archiwum. Przede wszystkim:

• dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR, a przy tym starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
• dokumenty muszą być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
• dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu – zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych,
• przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i poinformować o nim urząd skarbowy,
• przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Dozwolone jest to pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia przed:

• dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
• uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
• rozpowszechnianiem dokumentów przez osoby nieupoważnione

Konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych

Na przedsiębiorcy spoczywa też obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Przedsiębiorca również ma obowiązek posiadania urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.

W archiwizacji dokumentów księgowych ogromne znaczenie ma również uporządkowanie zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe.

Jak i ile należy przechowywać dokumenty kadrowe?

Poza dokumentami księgowymi, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw, musi również archiwizować inne rodzaje dokumentów. Dotyczy to w szczególności dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych w firmie.

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników :

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny.

Księgi rachunkowe a powiadomienie urzędu

Archiwizacja pozostałych dokumentów

Poza wymogami dotyczącymi typowych pism księgowych, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw musi archiwizować również inne rodzaje danych. Jednymi z najdłużej archiwizowanymi dokumentami księgowymi są karty wynagrodzeń pracowników . Należy przechowywać je przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku albo nawet przez 50 lat, jeśli do powstania stosunku pracy doszło po 1 stycznia 2019 roku. Z kolei kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuje się przez 5 lat, o ile zostały przekazane nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku. Starsze dokumenty wciąż obowiązuje okres dziesięcioletni.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć, a jakie należy zachować.

W przypadku, gdy dokumentacja znajduje się w biurze rachunkowym i księgi rachunkowe prowadzone są w biurze, to przedsiębiorca powinien podać adres biura rachunkowego i miejsca przechowywania ksiąg.

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.

Zapraszamy do zapoznania się również z naszymi poprzednimi wpisami:

• Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego
• Umowa o prace na czas określony
• Umowa o pracę na okres próbny
• W jakiej formie powinna być zawarta umowa o pracę?

Jeżeli zainteresowała Cię ta tematyka, zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz zapisu do Newslettera.

Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco

Zapisz się, do naszego Newslettera. Raz w tygodniu informacje prawne lub informacje o najnowszych publikacjach – za darmo – prosto na twoją skrzynkę.

Blog Kancelarii Pasternak LEGAL ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa.

Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.

Jeśli chcesz uzyskać poradę prawną – skontaktuj się. Kliknij .