MIEJSCE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

autor: Łukasz Pasternak
26.02.2023
Miejsce przechowywania dokumentów księgowych
Przechowywanie ksiąg rachunkowych jest to to obowiązek. Dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas i w odpowiedni sposób. Dotyczy to dokumentacji rachunkowej w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Dokumenty księgowe które należy przechowywać, powinny być tak przechowywane, żeby w trakcie kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z prowadzoną rachunkowością, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne , to znaczy, że muszą być one chronione przed osobami niepowołanymi.
Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Ustawa o rachunkowości określa również okresy archiwizacji dokumentów księgowych. Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:
- zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
- księgi rachunkowe – 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej niż 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,
- dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
Przykład:
Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy 2018 i 2019 roku złożył za niego deklarację roczną. Dokumenty które dotyczyły 2018 roku takie jak faktury przychodowe i kosztowe powinien przechowywać do końca roku 2024.
W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?
Samo przechowywanie dokumentów księgowych to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też sposób prowadzenia archiwum. Przede wszystkim:
- dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR, a przy tym starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
- dokumenty muszą być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
- dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu – zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych,
- przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i poinformować o nim urząd skarbowy,
- przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Dozwolone jest to pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia przed:
- dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
- uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
- rozpowszechnianiem dokumentów przez osoby nieupoważnione
Konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych
Na przedsiębiorcy spoczywa też obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Przedsiębiorca również ma obowiązek posiadania urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.
W archiwizacji dokumentów księgowych ogromne znaczenie ma również uporządkowanie zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe.
Jak i ile należy przechowywać dokumenty kadrowe?
Poza dokumentami księgowymi, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw, musi również archiwizować inne rodzaje dokumentów. Dotyczy to w szczególności dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych w firmie.
Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników :
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
- przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
- przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku.
Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny.
Księgi rachunkowe a powiadomienie urzędu
Archiwizacja pozostałych dokumentów
Poza wymogami dotyczącymi typowych pism księgowych, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw musi archiwizować również inne rodzaje danych. Jednymi z najdłużej archiwizowanymi dokumentami księgowymi są karty wynagrodzeń pracowników . Należy przechowywać je przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 2019 roku albo nawet przez 50 lat, jeśli do powstania stosunku pracy doszło po 1 stycznia 2019 roku. Z kolei kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuje się przez 5 lat, o ile zostały przekazane nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku. Starsze dokumenty wciąż obowiązuje okres dziesięcioletni.
Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć, a jakie należy zachować.
W przypadku, gdy dokumentacja znajduje się w biurze rachunkowym i księgi rachunkowe prowadzone są w biurze, to przedsiębiorca powinien podać adres biura rachunkowego i miejsca przechowywania ksiąg.
Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.
Zapraszamy do zapoznania się również z naszymi poprzednimi wpisami:
- Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego
- Umowa o prace na czas określony
- Umowa o pracę na okres próbny
- W jakiej formie powinna być zawarta umowa o pracę?
Jeżeli zainteresowała Cię ta tematyka, zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz zapisu do Newslettera.
Subskrybuj Newsletter i bądź na bieżąco
Zapisz się, do naszego Newslettera. Raz w tygodniu informacje prawne lub informacje o najnowszych publikacjach – za darmo – prosto na twoją skrzynkę.
![]() |
Blog Kancelarii Pasternak LEGAL ma charakter wyłącznie edukacyjny i zawiera treści jedynie o charakterze ogólnym, w których mogą zdarzyć się pominięcia jak i omyłki, a w szczególności dlatego, że artykuły na blogu są aktualne w dacie ich publikacji, zaś w późniejszym czasie mogą nie odzwierciedlać stanu zmieniających się przepisów prawa.
Kancelaria nie bierze odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę, która została wyrządzona w związku zastosowaniem lub niezastosowaniem się do przekazanej na blogu treści, albowiem treści zawarte na blogu nie mogą stanowić w szczególności porady czy informacji prawnej wydawanej indywidualnie przy uwzględnieniu konkretnego stanu faktycznego i prawnego.
Jeśli chcesz uzyskać poradę prawną – skontaktuj się. Kliknij .
Masz pytania?
Zapraszamy do kontaktu.
Skontaktuj się
Mogą Cię zainteresować:
ZGODA PACJENTA
Zgoda pacjenta kiedy jest ważna? Jakie są prawne warunki, aby zgoda pacjenta była ważna? Czy każda zgoda jest ważna? Warunki, które musi spełniać zgoda pacjenta możemy podzielić na...
Czytaj dalej
ZGODA PACJENTAŚRODKI NA RACHUNKU BANKOWYM A ŚMIERĆ OSOBY BLISKIEJ
Śmierć bliskiej osoby a konto bankowe W przypadku śmierci właściciela konta, który jest naszym bliskim pojawia się praktyczna kwestia związana z koniecznością uregulowania zagadnień związ...
Czytaj dalej
ŚRODKI NA RACHUNKU BANKOWYM A ŚMIERĆ OSOBY BLISKIEJALIMENTY NA DOROSŁE DZIECKO
ALIMENTY NA DOROSŁE DZIECKO - Czy należą się alimenty dziecku pełnoletniemu? Obowiązek alimentacyjny wobec dziecka Obowiązek alimentacyjny rodziców wobec dziecka powstaje od momentu ...
Czytaj dalej
ALIMENTY NA DOROSŁE DZIECKOSkontaktuj się z nami
i dowiedz się jak możemy
Tobie pomóc
KANCELARIA WARSZAWA
Łukasz Pasternak Kancelaria Adwokacka
ul. Malborska 1/11,
03-286 Warszawa, piętro II
KANCELARIA MARKI
Al. J. Piłsudskiego 29, 05-270 Marki
KANCELARIA Lublin
Al. Kraśnicka 27
20-718 Lublin
